POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Consultorio de Oftalmología — Dr. Mauricio Vélez Fernández y Dra. María Camila Ortiz
DOCUMENTO DEFINITIVO DE POLÍTICA INSTITUCIONAL DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, Ley 2015 de 2020 y Resoluciones 1995/1999 y 839/2017 del Ministerio de Salud.
1. Responsable del Tratamiento
• Responsable: Dr. Mauricio Vélez Fernández
• Identificación / C.C.: 89.003.765
• Domicilio: Carrera 48 No. 19A-40, Torre Médica Ciudad del Río, Consultorio 1517, piso 15, Medellín, Colombia.
• Correo Electrónico para Asuntos de Datos Personales: drmauriciovelezf@gmail.com
• Sitio Web Oficial: www.drmauriciovelez.co
2. Marco Normativo
Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales), el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio 1074 de 2015), la Ley 23 de 1981 (Código de Ética Médica), la Ley 2015 de 2020 (Interoperabilidad de Historia Clínica), la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social, la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
3. Definiciones
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (p. ej., datos sobre la salud, datos biométricos, origen racial, etc.).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (pacientes, acudientes, usuarios).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia con el fin de que un Encargado realice un Tratamiento por cuenta del Responsable.
4. Datos Personales Recolectados
El Consultorio recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales:
• Datos de identificación y contacto: Nombre completo, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, teléfono fijo, teléfono celular, dirección física y correo electrónico.
• Datos de salud (Datos Sensibles): Motivo de consulta, síntoma y cuadro clínico relatado, antecedentes médicos y quirúrgicos, prescripciones ópticas o farmacológicas, imágenes de exámenes diagnósticos oftalmológicos, notas de evolución y todo dato contenido en la historia clínica.
• Datos de aseguramiento: Tipo de vinculación al Sistema General de Seguridad Social en Salud (EPS, Medicina Prepagada, Póliza de Salud o Particular) y entidad correspondiente.
• Datos de menores de edad: Nombre completo, tipo y número de documento del menor, así como los datos de identificación, parentesco y contacto de su padre, madre o representante legal / acudiente.
• Datos de la comunicación digital (WhatsApp y canales institucionales): Teléfono de origen, nombre de usuario, contenido de los mensajes, notas de voz, adjuntos enviados, fecha, hora e interacciones con el asistente automatizado.
5. Finalidades del Tratamiento
El Tratamiento de los datos personales por parte del Consultorio atiende a las siguientes finalidades esenciales:
1. Agendar, confirmar, reprogramar, cancelar y recordar citas médicas y exámenes diagnósticos.
2. Prestar los servicios de atención médica oftalmológica, elaborar, administrar, custodiar y gestionar la Historia Clínica del paciente.
3. Tramitar autorizaciones, órdenes médicas y coordinar servicios con entidades aseguradoras o de medicina prepagada.
4. Orientar al paciente ante posibles urgencias médicas, remitiéndolo a los canales de atención inmediata o centros hospitalarios correspondientes.
5. Enviar información relativa a controles periódicos, recomendaciones de cuidado visual o seguimiento postoperatorio.
6. Cumplir con las obligaciones legales, contables, tributarias, de facturación electrónica y de reporte sanitario ante las autoridades competentes.
7. Elaborar estadísticas internas de gestión, calidad del servicio y auditorías médicas, previa anonimización o disociación de los datos.
6. Tratamiento de Datos Sensibles
El Consultorio recolecta y trata datos de salud (datos sensibles) en estricto cumplimiento de los preceptos legales. Respecto a estos datos, el Titular debe tener en cuenta que:
• Su entrega y autorización de tratamiento es opcional y facultativa, salvo que por mandato legal o exigencia propia de la prestación del servicio asistencial médico sean indispensables.
• Ninguna actividad administrativa o comercial no médica se condicionará a la entrega de datos sensibles que no sean estrictamente requeridos para la atención en salud.
• La autorización para el tratamiento de datos sensibles se obtendrá previamente mediante mecanismos físicos, electrónicos o mediante conductas inequívocas (p. ej., aceptación en el primer contacto del canal de WhatsApp o diligenciamiento del consentimiento informado antes de la consulta presencial).
7. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)
El tratamiento de los datos de menores de edad se realiza a través de su padre, madre o representante legal expresamente acreditado. El Consultorio velará por el respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, así como por sus derechos fundamentales. La recolección de su información se limita a lo estrictamente indispensable para garantizar la adecuada valoración y atención oftalmológica.
8. Asistencia Automatizada (WhatsApp e Inteligencia Artificial)
El canal de WhatsApp del Consultorio utiliza herramientas de automatización e Inteligencia Artificial (IA) para optimizar la gestión de citas e información general bajo las siguientes condiciones:
• Supervisión Humana: El asistente de IA actúa como canal de triaje administrativo y agendamiento bajo la supervisión del personal del consultorio. El usuario puede solicitar en cualquier momento la intervención de un agente humano.
• Sin Diagnóstico Médico: El asistente automatizado no imparte diagnósticos, no formula medicamentos ni sustituye la valoración médica presencial o formal. Ante la manifestación de síntomas de alarma o urgencia, la herramienta indicará de inmediato acudir a urgencias presenciales.
• Trazabilidad: Las conversaciones quedan registradas como soporte de la gestión administrativa y de agendamiento.
9. Encargados y Transmisión / Transferencia Internacional
Para prestar sus servicios, el Consultorio utiliza infraestructura tecnológica y herramientas informáticas provistas por terceros que actúan como Encargados del Tratamiento. Entre estos se incluyen:
1. Proveedores de servicios de alojamiento y bases de datos en la nube (Cloud Providers).
2. Proveedores de plataformas de mensajería (Meta Platforms, Inc. / WhatsApp Business API).
3. Proveedores de modelos e infraestructura de Inteligencia Artificial integrados al canal de atención.
4. Software de Historia Clínica y Facturación Electrónica.
Algunos servidores de estos proveedores están ubicados fuera del territorio colombiano (principalmente en Estados Unidos de América y la Unión Europea). El Consultorio garantiza que la transmisión o transferencia de datos se realiza con países que cuentan con niveles adecuados de protección o bajo contratos de transmisión de datos que cumplen las exigencias dispuestas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC.
10. Derechos de los Titulares
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos. (Nota: La solicitud de supresión no procederá respecto a la Historia Clínica mientras se mantenga vigente el deber legal de custodia médica).
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
11. Procedimiento para Consultas y Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercitar sus derechos enviando una solicitud formal a los canales de atención designados:
• Correo electrónico: drmauriciovelezf@gmail.com
• Dirección física: Carrera 48 No. 19A-40, Torre Médica Ciudad del Río, Consultorio 1517, piso 15, Medellín, Colombia.
Tiempos de Respuesta Legales
• Consultas: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (Corrección, actualización, supresión o revocatoria): Se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable. Se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.
12. Medidas de Seguridad
El Consultorio adopta medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, modificación o destrucción. Estas medidas incluyen: cifrado de datos en tránsito y reposo, protocolos HTTPS, autenticación mediante credenciales con roles de acceso restringido en el panel administrativo, e instructivos de confidencialidad para el personal asistencial y administrativo.
13. Tiempos de Conservación y Depuración
• Historias Clínicas: Serán conservadas por el término mínimo exigido por la ley (Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud), correspondiente a quince (15) años: tres (3) años en el archivo de gestión y doce (12) años en el archivo central.
• Conversaciones de WhatsApp y Logs del Bot: Las conversaciones que contengan soportes directos de agendamiento o soporte asistencial no integrado a la Historia Clínica se conservarán por un periodo máximo de dos (2) años a partir de la última interacción, tras lo cual se someterán a depuración y borrado seguro.
• Datos Contables y Facturación: Se conservarán por el plazo de cinco (5) a diez (10) años según lo estipule el Código de Comercio y el Estatuto Tributario.
14. Vigencia y Modificaciones
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado oportunamente a través de la página web oficial www.drmauriciovelez.co/politica-de-datos.
Fecha de entrada en vigencia: 23 de agosto de 2026
Última actualización: 23 de agosto de 2026